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  • Foto del escritorRosangela Goatache

7 fórmulas o funciones básicas para empezar a usar Excel

Actualizado: 17 oct 2022

Muchas veces tienes que hacer un cuadro que cumpla con ciertos requisitos muy tediosos de realizar como: separar palabras en listas interminables o buscar el número mas alto entre miles de datos. Esto realmente puede de tomarte mucho tiempo.


¡Para estas situaciones puedes utilizar Excel! 😊


Aquí te muestro como aplicar las fórmulas: promedio, max, min, si, concatenar, extrae y encontrar. Con estas 7 fórmulas puedes empezar a practicar y ver como aumenta tu productividad ahorrando mucho tiempo y energía.




Lo primero que debes saber es que hay 3 maneras de acceder a las fórmulas o funciones:


1. Ir a la opción de función que se encuentra en la barra superior



2. Ir a la opción de fórmulas y seleccionas: "insertar función"



En ambos casos aparecerá el cuadro de fórmulas para que elijas la que necesitas usar, puedes escribir el nombre de la fórmula o seleccionar una de la lista




3. De manera directa, al colocar el signo igual ( = ) en la celda que la quieras aplicar. Para esto ya debes estar familiarizado con los nombres de las fórmulas y colocarlas directamente



¡Empecemos!



Promedio


Como su nombre lo indica va a calcular el promedio de cualquier cantidad de números de manera automática


  • Por ejemplo: tienes un cuadro con los nombres de los alumnos y las notas y quieres calcular el promedio de todas las notas. Lo primero que debes hacer es seleccionar las celdas de esta manera:



  • Te colocas en la celda en donde quieres que se muestre el resultado y vas a insertar la función "promedio" Después va a salir el siguiente cuadro, en donde Excel automáticamente va a seleccionar el rango de celdas en donde se encuentran los números y si no es así lo puedes seleccionar tú.



¡Y Listo! Automáticamente te muestra el promedio



Máximos y mínimos


Estas dos funciones buscan el valor más alto (máximo), o el menor valor (mínimo) en un rango determinado.


  • Por ejemplo: tienes un cuadro con la cantidad de mercancía y los colores disponibles de cada una y quieres saber cuál es la prenda que tiene mayor y menor inventario.



  • Elije la función MAX para saber cuál es la mercancía con mayor inventario o MIN para saber la de menor inventario y selecciona el rango donde están los datos


  • ¡Y listo! Ya tienes el valor más alto y el valor más bajo de la tabla


Si


Esta fórmula te ayuda a establecer una condición, si la celda cumple o no esa condición, te mostrará la respuesta que le indicaste


  • Siguiendo con el ejemplo de las notas de los alumnos, si quieres saber cuáles son los alumnos que aprobaron y cuáles no. Puedes aplicar esta fórmula de la siguiente manera y saberlo rápidamente.



  • En este caso en "prueba lógica" se coloca la condición: "la nota es mayor o igual que 5 ( > = )" Después, si el valor es verdadero colocar la palabra "Aprobado" y si el valor es falso colocar "Reprobado"

Ten en cuenta que siempre debes colocar las respuestas o palabras que quieres que te muestre entre comillas (" ") en este caso "Aprobado" y "Reprobado"



  • ¡Y listo! para copiar la formula solo debes arrastrarla de la celda que se aplicó a las demás. De esta manera aplicas la fórmula y sabes rápidamente quien aprobó y quien no, esta fórmula es especialmente útil cuando tienes listas muy largas.




Concatenar


Esta función te ayuda a unir varias celdas con texto en una sola celda.


  • Por ejemplo: tienes el cuadro con los nombres y apellidos de los alumnos que vimos en el ejemplo anterior y quieres unirlos en una sola celda.

  • Para unir nombre y apellido selecciona una celda y elije la formula "concatenar" y aparecerá el siguiente cuadro en donde vas a seleccionar las celdas que deseas unir separadas por un punto y coma ( ; ).



  • !Y listo! tienes el texto en una misma celda




Extrae y Encontrar


Si por el contrario lo que quieres es separar información que se encuentra en una celda, puedes hacerlo combinando las funciones extrae y encontrar.


  • Por ejemplo tienes estos datos y quieres separar solo los nombres


  • Primero vas a aplicar la función Extrae. En "texto" colocas la celda de donde quieres sacar la información, en "posición inicial" el número uno, porque es la posición en la que se encuentra el texto que quieres extraer, y en "núm de caracteres" colocas la formula "Encontrar"



  • En la fórmula encontrar vas a colocar en "texto buscado" el punto"." que es el símbolo que separa los nombres del número de teléfono. En "dentro del texto" vas a colocar la celda de donde quieres la información y en "núm inicial" vas a colocar el uno (1) ya que es el primer punto que va a encontrar el buscador.


Recuerda siempre cerrar todos los paréntesis que abriste en la fórmula.



  • ¡Y listo! Tienes el nombre separado de las columnas




Si quieres aprender a usar Excel empieza aplicando estas fórmulas y sigue investigando acerca de todas las opciones que tienes para facilitar tu trabajo.


Si quieres más tips sobre Excel y finanzas personales sígueme en Instagram y Tik Tok por @tusfinanzasconrosangela


¿Qué otras funciones o fórmulas de Excel quieres aprender a utilizar?



¡Te leo! 👀

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